Fast jeder Betrieb sichert irgendwie. Die wenigsten haben je ausprobiert, ob sich das Gesicherte auch zurückspielen lässt.
Die Platte war voll. Seit Februar.
Montagmorgen, alle Dateien verschlüsselt. Aber es gibt ja eine Sicherung — die externe Festplatte hängt am Server und läuft jede Nacht.
Sie hängt am Server. Deshalb ist sie mitverschlüsselt. Und der letzte erfolgreiche Durchlauf, so stellt sich beim Nachsehen heraus, war vor sieben Monaten.
Die unangenehmste Frage überhaupt: Wann wurde zuletzt zurückgespielt?
Die Gründe wiederholen sich. Die Sicherung lief monatelang in einen vollen Datenträger, und die Fehlermeldung ging an eine Adresse, die niemand mehr liest. Sie lag auf demselben Rechner oder an einem dauerhaft verbundenen Laufwerk und wurde deshalb mitverschlüsselt. Sie enthielt die Dateien, aber nicht die Datenbank der Fachanwendung. Oder sie war vollständig — nur wusste niemand, wie man sie zurückholt, und der Betrieb stand drei Tage still.
Der gefährlichste Fall ist der leiseste: eine Sicherung, die durchläuft und trotzdem unbrauchbar ist. Eine geöffnete Datenbank, die im laufenden Betrieb kopiert wird, ergibt eine Datei, die zwar existiert, sich aber nicht öffnen lässt. Das merkt man erst beim Rückspielen — also genau dann, wenn es zu spät ist.
Deshalb geht es hier nicht um Software, sondern um drei Fragen: Wie lange darf der Betrieb stillstehen? Wie viel Arbeit darf verloren gehen? Und wann wurde zuletzt eine Rückspielung getestet? Aus den ersten beiden Antworten ergibt sich der ganze Rest — die dritte entscheidet, ob es funktioniert.
Was dauerhaft am Server hängt, wird mitverschlüsselt. Deshalb zählt nur die Kopie, die getrennt liegt und sich nicht überschreiben lässt.
Bestandsaufnahme
Was wird gesichert, was nicht, und was wäre teuer, wenn es fehlt. Meist fehlen genau die Dinge, an die niemand denkt — Postfächer, Fachanwendungen, Konfigurationen, die Lizenzdateien.
Ziele festlegen
Wie lange darf es dauern, bis es wieder läuft, und wie viel Datenverlust ist verkraftbar. Das sind kaufmännische Fragen, keine technischen — beantworten musst du sie, rechnen kann ich.
Einrichten
Mehrere Kopien, mindestens eine getrennt vom Betrieb, mindestens eine nicht überschreibbar — damit ein Verschlüsselungstrojaner nicht auch die Sicherung erwischt.
Rückspielung testen
Der Teil, der fast immer fehlt. Einmal beim Einrichten, danach regelmäßig, mit Datum im Protokoll. Erst dann ist es eine Sicherung und keine Hoffnung.
- Sie liegt an mindestens zwei Orten, einer davon außer Haus
- Mindestens eine Kopie lässt sich nicht nachträglich verändern oder löschen
- Es gibt ein Protokoll, das jemand tatsächlich liest — und eine Meldung, wenn nichts kommt
- Die Rückspielung wurde getestet, mit Datum
- Es ist aufgeschrieben, wer im Ernstfall was tut und in welcher Reihenfolge
Reicht die Cloud nicht?
Synchronisierung ist keine Sicherung. Wenn eine Datei verschlüsselt wird, synchronisiert sich die verschlüsselte Fassung sauber und zuverlässig in die Cloud. Was du brauchst, sind Versionsstände, die sich nicht überschreiben lassen — manche Dienste können das, aber meist nur für begrenzte Zeit und nur, wenn es jemand eingeschaltet hat.
Wie oft sollte gesichert werden?
Das ergibt sich aus der Frage, wie viel Arbeit du verlieren darfst. Für die meisten Betriebe ist täglich das Minimum; bei laufenden Buchungen, Kassen oder Terminen eher stündlich.
Was kostet das?
Weniger als ein Betriebsstillstand. Die Bestandsaufnahme kostet nichts, danach hängt es am Datenvolumen und an den Wiederanlaufzeiten — kurze Wiederanlaufzeiten sind der teure Teil, nicht der Speicherplatz.
Muss ich dafür den Anbieter wechseln?
Nein. Oft ist die vorhandene Lösung brauchbar und nur falsch eingestellt. Ich sage dir, was fehlt — auch dann, wenn die Antwort lautet: nichts.